Excel Pivot-Tabellen einfach erklärt – Auswerten mit System

Du hast eine Tabelle mit Rohdaten und willst daraus klare Auswertungen bauen – ohne komplizierte Formeln. Genau dafür sind Pivot-Tabellen da. Mit wenigen Klicks fasst du Daten zusammen, filterst nach Bedarf und stellst Ergebnisse verständlich dar. Das Beste: Jede Auswertung lässt sich jederzeit aktualisieren, wenn neue Zeilen dazukommen.

In diesem Guide lernst du Schritt für Schritt, wie du Daten vorbereitest, eine Pivot-Tabelle erstellst und sie mit Gruppierungen, Slicern und Formatierung zu einem praxistauglichen Bericht machst.

Was ist eine Pivot-Tabelle

Eine Pivot-Tabelle ist ein Werkzeug, das große Datenmengen zusammenfasst. Du ordnest Felder in Zeilen, Spalten, Werte und Filter an. Excel berechnet dann Summen, Anzahlen, Durchschnitt oder Prozentsätze – und du kannst die Sicht in Sekunden drehen.

Daten vorbereiten – die Basis für saubere Ergebnisse

Struktur und Datentypen

Stelle sicher, dass deine Quelle übersichtlich ist: eine Zeile pro Datensatz, eindeutige Überschriften, keine Leerzeilen mitten in der Tabelle. Formatiere Bereiche als Excel-Tabelle mit Strg+T. So erkennt Excel neue Zeilen automatisch, und die Pivot lässt sich später mit Aktualisieren bequem neu rechnen.

Typische Stolpersteine vermeiden

Mische in einer Spalte keine Texte und Zahlen. Datumswerte sollten echte Datumstypen sein, keine Texte wie „01-03-2025“. Prüfe das mit Start – Zahl – Kurzes Datum. Saubere Typen bedeuten korrekte Gruppen und richtige Summen.

Erste Pivot-Tabelle erstellen – Schritt für Schritt

Pivot einfügen

Markiere eine Zelle im Datenbereich und wähle Einfügen – PivotTable. Bestätige die vorgeschlagene Tabelle/Quelle und lege fest, ob die Pivot im neuen Blatt oder im aktuellen entsteht. Danach siehst du rechts die PivotTable-Felder.

Felder anordnen

Ziehe dein Kategoriefeld in Zeilen, z. B. Produkt oder Kunde. Lege Betrag oder Menge in Werte. Willst du nach Jahr oder Monat unterscheiden, ziehe Datum in Spalten. Über den kleinen Pfeil im Wertefeld stellst du ein, ob Excel Summe, Anzahl, Mittelwert oder Max/Min verwenden soll.

Gruppieren, filtern, verfeinern

Datum und Zahlen gruppieren

Klicke in eine Datumsspalte der Pivot und wähle Gruppieren. Du kannst nach Jahr, Quartal oder Monat zusammenfassen. Bei Zahlen legst du Intervalle fest, zum Beispiel Umsätze in Schritten von 1000. Gruppierung sorgt für klare Trends statt unzähliger Einzelzeilen.

Slicer und Zeitachse

Über PivotTable-Analyse – Datenschnitt einfügen fügst du Slicer für schnelle Filter hinzu, etwa Region oder Kategorie. Für Datumsfelder gibt es die Zeitachse, mit der du per Schieberegler Zeiträume ein- und ausblendest. Slicer machen Berichte interaktiv und anfängerfreundlich.

Berechnungen als Prozent und Anteile

Statt reiner Summen kannst du Werte als % des Spaltentotals oder % des Gesamttotals anzeigen. Klicke im Wertefeld auf Werte anzeigen als und wähle die passende Darstellung. So siehst du sofort Anteile und Gewichtungen, nicht nur absolute Zahlen.

Layout, Format und Drilldown

Lesbares Berichtslayout

Wechsle über PivotTable-Analyse – Berichtslayout auf In Tabellenform anzeigen, damit Zeilenfelder nebeneinander erscheinen. Aktiviere Teilergebnisse ausblenden, wenn sie stören, und Gesamtergebnisse je nach Bedarf. Ein Währungsformat auf dem Wertefeld schafft Klarheit.

Details prüfen mit Drilldown

Ein Doppelklick auf eine Zahl öffnet die zugrunde liegenden Zeilen in einem neuen Blatt. So findest du Auffälligkeiten sofort. Nutze das gezielt für Stichproben und Qualitätschecks.

Häufige Szenarien – praxisnah erklärt

Umsatz nach Produkt und Monat

Lege Produkt in Zeilen, Datum in Spalten, gruppiere nach Monat, und setze Betrag in Werte. Wähle Summe und formatiere als Währung. Mit einem Slicer für Region blendest du einzelne Märkte ein oder aus.

Top 10 erkennen

Rechtsklick auf ein Zeilenfeld wie Kunde, dann Wertfilter – Top 10. Wähle Top 10 nach Betrag. So findest du schnell die wichtigsten Treiber deiner Auswertung.

Kumulierte Werte

Lege Datum in Zeilen, gruppiere nach Monat, und stelle das Wertefeld über Werte anzeigen als auf Laufende Summe. Dadurch siehst du Trends im Jahresverlauf.

Aktualisieren, Quelle wechseln, Performance

Aktualisieren mit einem Klick

Neue Zeilen in der Excel-Tabelle werden mit PivotTable-Analyse – Aktualisieren übernommen. Für mehrere Pivots im Buch nutze Alle aktualisieren. Baue am Anfang lieber eine solide Pivot und kopiere sie, statt viele ähnliche Pivots separat zu pflegen.

Datenquelle ändern

Über PivotTable-Analyse – Datenquelle ändern wechselst du auf eine andere Tabelle oder ein neues Blatt, ohne die Pivot neu zu bauen. Achte darauf, dass Spaltennamen gleich bleiben – das spart Nacharbeit.

Wenn es langsam wird

Behalte nur benötigte Felder, fasse Daten vorab zusammen und arbeite mit Excel-Tabellen, nicht mit losen Bereichen. Deaktiviere Automatisch anpassen für Spaltenbreiten, damit Aktualisieren flüssig bleibt.

Fehler vermeiden – kurze Checkliste

Nutze eine Zeile pro Datensatz, keine gemischten Datentypen, formatiere die Quelle als Tabelle, setze klare Feldnamen und aktualisiere die Pivot regelmäßig. Wenn Ergebnisse komisch wirken, prüfe zuerst Gruppierung, Filter und die Funktion im Wertefeld.

Fazit

Pivot-Tabellen verwandeln Rohdaten in klare Analysen – schnell, flexibel und wiederholbar. Wenn du deine Quelle sauber vorbereitest, Felder durchdacht anordnest und mit Gruppierung, Slicern und Prozentdarstellungen arbeitest, erhältst du Berichte, die verstanden und genutzt werden. Starte mit einer kleinen Pivot, speichere sinnvolle Layouts, und erweitere Schritt für Schritt – so wirst du in kurzer Zeit sicher im Umgang mit Pivot-Tabellen.